Follow-up automático: cadência de retomada por etapa

Negócios morrem mais por silêncio do que por "não". O recurso de follow-up agendado por etapa do SiteUp dispara mensagens automáticas para cards parados conforme uma sequência cadenciada que você define etapa por etapa. Este artigo explica como a cadência é interpretada pelo motor, como cancelar quando o card avança e como combinar templates oficiais do WhatsApp com mensagens livres.

Como o follow-up é estruturado

Cada etapa do funil pode ter um bloco scheduled_follow_up com os parâmetros:

Campo	Função
`enabled`	Liga/desliga a sequência da etapa
`sequence`	Lista de passos, cada um com `day`, `time`, `template_id` e/ou conteúdo customizado
`business_days_only`	Quando `true`, ignora sábados, domingos e feriados
`cancel_on_status`	Status que cancela a sequência (default: `won` e `lost`)
`max_attempts`	Limite de mensagens enviadas antes de parar
`fallback_stage_key`	Etapa para onde mover o card se a sequência se esgotar
`inbox_id`	Inbox específica para enviar — útil quando o funil opera em mais de um canal

Cada passo da sequence aceita:

day: dias após a entrada na etapa (inteiro maior que zero).
time: horário no formato HH:MM (opcional; sem horário, dispara assim que o cron atinge o dia).
template_id: referência a um item da lista message_templates da etapa.
content_override: texto livre que substitui o template.
attachment_url + attachment_type: anexo direto.
whatsapp_template_name, whatsapp_template_language, whatsapp_template_params: para envios via WhatsApp Oficial fora da janela de 24 h.

Um passo é válido se tiver pelo menos um entre template, conteúdo customizado ou anexo.

Como o motor avalia a sequência

A plataforma roda um job recorrente que verifica os cards parados em cada etapa. Para cada card, calcula quantos dias se passaram desde stage_entered_at e dispara os passos cuja condição já foi atingida e ainda não foram enviados. A contagem reseta sempre que o card é movido — ao mudar de etapa, a sequência da etapa anterior é cancelada e a nova começa do zero.

Mensagens enviadas ficam registradas como activities no card e como mensagens agendadas/enviadas na conversa, visíveis na aba Mensagens agendadas.

Cancelamento automático

A sequência é interrompida quando:

O card é movido para outra etapa.
O item_details.status entra em um dos valores listados em cancel_on_status.
O card é excluído.
O número de envios atinge max_attempts.

Você também pode cancelar manualmente cada mensagem agendada pela aba dedicada ou via ações rápidas do card.

Cadência sugerida por etapa

A inatividade aceitável muda conforme o estágio. Esta é uma referência inicial:

Etapa	Cadência
Lead	Dia 1 (manhã), dia 2 (tarde), dia 4
Qualificado	Dia 2, dia 5
Proposta enviada	Dia 3, dia 7, dia 14 com `fallback_stage_key` para Perdido
Negociação	Dia 5, dia 10
Fechamento	Dia 2, dia 5

Vendas consultivas toleram cadência mais longa; vendas transacionais não.

Combinando template oficial e mensagem livre

A regra geral do WhatsApp Oficial é que após 24 h sem interação você só pode enviar template aprovado. O motor cobre os dois mundos:

Para etapas iniciais e janela aberta, use content_override com texto e variáveis.
Para passos que ultrapassam 24 h sem mensagem do contato, use whatsapp_template_name com idioma e parâmetros corretos.

Os parâmetros do template aceitam variáveis dinâmicas do contato e do card, renderizadas no momento do envio.

Inbox específica e dias úteis

Quando você opera em múltiplos canais, defina inbox_id para garantir que o follow-up sai sempre pelo canal certo. Combine com business_days_only: true para preservar boa prática de não enviar fora do horário comercial.

Próximos passos

Para registrar o destino de cards que não converteram após a sequência, leia Motivos de perda. Para acompanhar a eficácia das mensagens, veja Métricas de conversão.