Prioridades, prazos e status de tarefas

Definir bem prioridade, prazo e status é o que separa um painel de tarefas que ajuda a tomar decisão de uma lista que ninguém abre. Esta página explica o significado de cada nível, como o SiteUp os usa para ordenar e notificar e quais boas práticas observamos nas operações que mais aproveitam a feature.

Os quatro níveis de prioridade

A prioridade tem quatro valores e cada um tem um critério interno simples para escolher:

Baixa: a tarefa precisa ser feita, mas não tem horário-limite. Se passar do prazo, nada quebra. Exemplo: "atualizar foto do contato com a que ele mandou na conversa".
Média (padrão): a tarefa tem prazo razoável e o cliente espera resposta no prazo definido. Exemplo: "responder dúvida sobre proposta até 17h amanhã".
Alta: a tarefa tem impacto direto em vendas ou retenção. Atrasar significa perder oportunidade ou cliente. Exemplo: "ligar para o lead que pediu retorno hoje à tarde".
Urgente: a tarefa precisa ser executada nas próximas horas, sob pena de prejuízo concreto. Exemplo: "resolver bloqueio que está impedindo cliente de operar agora".

A regra empírica que recomendamos: se mais de 30% das suas tarefas são "Alta" ou "Urgente", a equipe está usando os níveis errados. Reserve essas categorias para o que merece interrupção do fluxo normal.

Como o SiteUp usa a prioridade

A prioridade afeta três comportamentos:

Ordenação no painel: tarefas urgentes sobem ao topo dentro de cada agrupamento de prazo (vencidas, hoje, esta semana, depois).
Cor visual: cada nível tem uma cor consistente — cinza para baixa, azul para média, laranja para alta, vermelho para urgente. Isso ajuda no scan rápido do painel.
Notificações push: tarefas urgentes geram notificação push imediatamente; alta gera 1 hora antes do prazo; média no horário do prazo; baixa não gera push (apenas badge no menu).

Prazos: data versus data + hora

Você pode salvar a tarefa com:

Sem prazo: a tarefa fica sempre no fim da fila do painel; útil para itens que você quer registrar mas não datar.
Apenas data: o sistema assume 09:00 do dia escolhido. Bom para tarefas que se resolvem ao longo do dia ("preciso fazer hoje, não importa o horário exato").
Data e hora: ideal quando há um momento específico ("ligar 14h", "enviar proposta antes da reunião 16h").

Tarefas com hora exata participam do roteiro do dia: o painel tem uma visualização tipo agenda que mostra o que cair em cada janela.

O ciclo de vida da tarefa

Toda tarefa transita entre quatro status:

Aberta: criada e ainda não tocada. É o estado inicial.
Em andamento: o responsável marcou que começou a executar. Útil para sinalizar à equipe que aquela ação já tem alguém cuidando.
Concluída: a ação foi executada. A tarefa some das listas padrão (mas continua disponível no histórico).
Cancelada: a tarefa não será mais executada (cliente desistiu, deal perdido, decisão revertida). Diferente de concluída, indica que o trabalho não aconteceu.

A separação entre "concluída" e "cancelada" importa para relatórios: produtividade conta concluídas; cancelamentos viram um indicador separado, útil para revisão de pipeline.

Atrasos e o status "vencida"

Tarefas com prazo no passado e ainda não concluídas/canceladas aparecem com indicador visual de vencida no painel. Esse indicador é cumulativo:

Vencida há menos de 24 horas: badge laranja
Vencida há 1 a 3 dias: badge vermelho
Vencida há mais de 3 dias: badge vermelho escuro com aviso de "ação requerida"

Se a tarefa está vencida há vários dias, normalmente significa que ou a tarefa não era importante (e deveria ser cancelada), ou o responsável precisa ajuda. Os relatórios de equipe expõem agentes com fila grande de vencidas para que supervisores possam reequilibrar.

Boas práticas observadas

Defina prazo na criação: tarefas sem prazo viram lixo digital. Se você não consegue dar prazo, talvez nem precise da tarefa.
Concluir, não deletar: mesmo que a ação já foi feita por outro caminho, marque como concluída em vez de apagar. Isso preserva o histórico.
Cancele com motivo: ao cancelar, deixe na descrição o motivo. Em três meses, ninguém lembra por que aquela tarefa foi cancelada.
Revisar diariamente: comece o dia abrindo o painel filtrado por "vencendo hoje + vencidas". Cinco minutos de revisão evitam horas de retrabalho.