Fluxo prático de vendas usando tarefas

Esta página descreve um dia de trabalho real de um vendedor consultivo dentro do SiteUp, com tarefas como espinha dorsal da rotina. O exemplo é fictício mas reproduz padrões que vimos funcionar em operações de venda B2B com ticket médio entre R$ 2.000 e R$ 50.000 por mês.

O cenário

Imagine uma empresa SaaS que vende uma ferramenta de gestão para clínicas. O time tem três vendedores. Cada um cuida de cerca de 80 leads ativos por mês, vindos de tráfego pago, indicações e eventos. O ciclo de venda é de 14 a 30 dias, com 4 a 7 toques por lead.

Sem tarefas estruturadas, a equipe perde leads no caminho — alguns nunca recebem o segundo contato; outros são contactados duas vezes pela mesma pessoa. Vamos ver como tarefas resolvem isso.

Início do dia: revisão da fila

09:00 — o vendedor abre o SiteUp e vai direto em Tarefas > Hoje. Ele vê 12 tarefas previstas para o dia, organizadas por horário. Algumas são ligações, outras são "enviar proposta", outras são "checar resposta de proposta enviada anteontem".

Ele dá uma passada rápida e mentalmente agrupa:

• 4 ligações entre 09:30 e 11:30 — bloco da manhã
• 3 envios de proposta — fim da manhã, depois de revisar dados
• 2 checagens de resposta — qualquer hora, até as 17h
• 3 lembretes administrativos — fim do dia

Antes de qualquer ação, ele confere também a aba Atrasadas: encontra 1 tarefa de ontem ("ligar para Lead Y às 16h") que ele não conseguiu fazer porque entrou em outra reunião. Decide priorizar essa logo de cara.

Bloco de ligações: contexto antes de discar

Para cada ligação da manhã, o vendedor:

1. Clica no card da tarefa, abrindo a conversa do lead em uma aba
2. Lê as últimas mensagens trocadas e as notas internas
3. Confere a etapa do Kanban e os atributos custom (orçamento, dor declarada)
4. Faz a ligação
5. Volta para o SiteUp, marca a tarefa como concluída

Em seguida, ele decide: deu próximo passo? Se sim, cria nova tarefa para o próximo toque. Se não, registra na nota o que aconteceu e sai da conversa sem criar nova tarefa.

Qualificação: criando tarefas em cascata

Quando uma ligação termina com lead qualificado e proposta combinada, o vendedor cria três tarefas de uma vez (atalho mental: sempre que algo entra em "Negociação", crio o roteiro inteiro):

• "Enviar proposta" — hoje, prioridade alta
• "Confirmar recebimento da proposta" — daqui a 2 dias úteis, prioridade média
• "Follow-up se sem resposta" — daqui a 5 dias úteis, prioridade média

Esse roteiro garante que, mesmo em uma semana cheia, o lead não some. As três tarefas ficam vinculadas à conversa e ao card do Kanban.

Cadência automática complementando

A operação tem uma cadência automática configurada na etapa "Negociação" do Kanban: D+3 manda mensagem template "tudo bem?", D+7 manda "ainda fazendo sentido?", D+14 marca como perdido.

Essa cadência não substitui as tarefas. Ela serve como rede de segurança para leads que não receberam tarefa manual. O vendedor confia que a régua automática vai pegar os esquecidos, mas continua criando tarefas para os leads que ele acredita que pode fechar — porque tarefa = ação humana, mensagem automática = só toque.

Bloco de propostas: revisão antes do envio

Antes de enviar cada proposta, o vendedor:

1. Abre a conversa pelo card da tarefa
2. Confirma com o cliente os pontos combinados (mensagem rápida no WhatsApp)
3. Abre o template da proposta no Google Docs
4. Personaliza com base nos atributos do contato
5. Volta ao SiteUp e envia o link via mensagem
6. Marca tarefa como concluída e cria nova: "Confirmar recebimento" — amanhã 14h

A vantagem do fluxo: nada vive na cabeça. Se o vendedor for atropelado por um carro hoje à tarde, outro vendedor consegue continuar olhando para o painel.

Bloco de checagens: tarefas tipo "ainda esperando"

Algumas tarefas não pedem ação dura — pedem só uma verificação. Por exemplo: "checar se cliente X respondeu a proposta enviada anteontem". O vendedor:

1. Abre a conversa
2. Vê se há resposta nova do cliente
3. Se sim: lê e decide próximo passo (cria nova tarefa)
4. Se não: estende o prazo da tarefa atual em 1 dia ("dou mais 24h")

Essa flexibilidade — postergar com ciência em vez de só ignorar — é a diferença entre uma fila de tarefas que ajuda e uma que vira ruído.

Final do dia: revisão e planejamento

17:30 — antes de sair, o vendedor abre Tarefas > Hoje uma última vez. Vê o que ficou em aberto, decide o que vira tarefa de amanhã (com prazo movido) e o que vira nota interna. As 12 tarefas do início viram 9 concluídas, 2 postergadas para amanhã e 1 cancelada (cliente desistiu).

Em seguida, abre Tarefas > Esta semana e vê 14 tarefas previstas. Faz um overview rápido: tem reunião comprida na quarta? Sim. Então move duas tarefas de quarta para terça ou quinta para descomprimir.

Métricas semanais que importam

No fim da semana, o supervisor olha em Relatórios > Equipe > Tarefas:

• Quantas tarefas cada vendedor concluiu
• Tempo médio entre criação e conclusão
• Taxa de cancelamento por motivo
• Tarefas órfãs (vencidas há > 7 dias)

Esses dados alimentam a conversa semanal de coaching: quem está sobrecarregado, quem está procrastinando, onde a operação precisa simplificar.

O que esse fluxo evita

Sem essa estrutura, observamos vícios comuns:

• "Esquecer de seguir" — lead some sem segundo toque
• "Toque duplicado" — duas pessoas falam com o mesmo lead em paralelo
• "Tudo na cabeça" — vendedor que sai de férias deixa pipeline parado
• "Foco no urgente, perda do importante" — só os leads barulhentos recebem atenção

Tarefas resolvem todos esses vícios quando usadas com disciplina. Não é mágica — exige hábito de criar tarefa para tudo que importa e disciplina de revisar a fila no início e no fim do dia.

Próximos passos

• Como criar uma tarefa
• Filtrar e organizar tarefas
• Funil e automações do Kanban — como amarrar tarefas a etapas